Según la Real Academia de la Lengua (RAE) el
protocolo es un conjunto de reglas establecidas por norma o por
costumbre para ceremonias y actos oficiales o solemnes. Generalmente el
protocolo más estricto se aplica a actos de la Corona, el Gobierno, las
Administraciones del Estado y las Comunidades Autónomas. En cambio,
existe un código reglamentario que sirve para regular cualquier tipo de
evento (social, empresarial, deportivo…).
Aunque la tipología del evento marcará en gran medida el protocolo a seguir, existen una serie de consideraciones que son comunes a todo tipo de actos. Para comenzar hay que tener en cuenta que cualquier evento se divide en tres fases: la organización previa al acto, el evento en sí mismo y el post-acto. Cada una de estas partes tendrá sus propias particularidades que especificamos a continuación.
Protocolo previo a la organización de un evento.
La primera norma básica a la hora de organizar un evento es el motivo, el acto debe tener un sentido para celebrarse. Si no existe una razón para ello, no habrá coherencia y será una pérdida de tiempo y de recursos. En el caso de que exista una razón de peso para desarrollar el acto, entonces entrará en escena el protocolo. En esta fase previa al evento hay que prestar especial detalle a las siguientes acciones:
El día del evento es cuando se mide el éxito o fracaso de éste, por lo tanto todo debe salir a la perfección. Para asegurar este cometido hay que cuidar al máximo estos detalles:
Con la conclusión del acto no se termina todo, pues existen una serie de normas básicas de conducta para la fase que se conoce como post-evento:
Aunque la tipología del evento marcará en gran medida el protocolo a seguir, existen una serie de consideraciones que son comunes a todo tipo de actos. Para comenzar hay que tener en cuenta que cualquier evento se divide en tres fases: la organización previa al acto, el evento en sí mismo y el post-acto. Cada una de estas partes tendrá sus propias particularidades que especificamos a continuación.
Protocolo previo a la organización de un evento.
La primera norma básica a la hora de organizar un evento es el motivo, el acto debe tener un sentido para celebrarse. Si no existe una razón para ello, no habrá coherencia y será una pérdida de tiempo y de recursos. En el caso de que exista una razón de peso para desarrollar el acto, entonces entrará en escena el protocolo. En esta fase previa al evento hay que prestar especial detalle a las siguientes acciones:
- Lugar y horario: El emplazamiento marcará en gran medida el protocolo a seguir. Los eventos en exteriores suelen tener un aire más informal que permite ciertas concesiones; mientra que en eventos que se desarrollan en salas y salones, centros de congresos u otros lugares similares el protocolo cobra especial relevancia. En cuanto al horario, es importantísima la puntualidad, tanto en el inicio y término de la ceremonia como en el seguimiento del programa establecido.
- Invitados: Es muy importante conocer el público
que va a asistir al acto, ya que esto marcará el tipo de invitación que
se debe formular. En eventos íntimos en el que la afluencia de gente es
inferior a 20 personas las invitaciones se pueden realizar por vía
telefónica una semana antes del acto. En los eventos en los que se
exceda dicha cantidad se deberá enviar invitaciones impresas con varias
semana de adelanto.
- Programa: Antes de la celebración del evento se debe diseñar un programa de actos en el que figuren todas las personas que van a tomar la palabra y el tiempo de intervención de cada una. Es importante seguir al detalle este timing para que se cumplan los tiempos. También es conveniente que la duración de las intervenciones sea igual para todos los ponentes, así se evitan conflictos. Por último, es aconsejable que las intervenciones no excedan la hora de duración porque sino se perderá la atención del público.
- Infraestructura: Previamente a la celebración del
evento se tiene que hacer un inventario de todos los elementos que se
necesitan para llevarlo a cabo. No tener planificadas estas cuestiones
sería un problema el día del evento y se considera un falta de respeto
de cara a los asistentes. Sistemas de audio y video, atriles y tarimas,
folletos y demás material informativo, presentaciones y discursos… Todo
deberá estar listo días antes del acto.
El día del evento es cuando se mide el éxito o fracaso de éste, por lo tanto todo debe salir a la perfección. Para asegurar este cometido hay que cuidar al máximo estos detalles:
- Papel del anfitrión: El anfitrión del acto, es decir, la persona responsable del evento será el centro de atención durante la ceremonia. Como norma protocolaria básica debe ser el anfitrión quien dé la bienvenida a los asistentes al comienzo del acto y quien los despida a la finalización.
- Las comidas: En el caso de que el acto incluya una comida o cena en el programa, éstas se deben regir por las reglas básicas de protocolo en cuanto a banquetes. La distribución de las mesas se puede hacer de dos formas, el método inglés en el que el anfitrión estará sentado en la cabecera de la mesa o el método francés en el que se sienta en el centro de la misma. El resto de invitados se distribuirán en función de su rango o cargo.
- Recepción de los invitados: Los invitados deben
estar convocados entorno a media hora y una hora antes del comienzo del
acto. Durante este tiempo se les dará la bienvenida, se les conducirá
hasta su sitio y se les entregará el material necesario para seguir el
desarrollo del evento (acreditación, dossiers informativos, etc).
Con la conclusión del acto no se termina todo, pues existen una serie de normas básicas de conducta para la fase que se conoce como post-evento:
- Realizar un acta pública con las conclusiones del evento que se debe hacer llegar a todos los participantes.
- Enviar una nota de agradecimiento a los asistentes por su participación en la que se les invite a participar en próximos eventos.
- Plasmar en un dossier de valoración los resultados de la organización del evento para ver si se han conseguido los objetivos establecidos previamente.
